Ein optimierter Arbeitsablauf und glückliche Mitarbeiter

„Das Service-Tool, das uns die Jungs von Simplease entwickelt haben, bringt endlich Strukturen in unsere Arbeit.“
Mag. Gernot Stoisser (Geschäftsführer des Fitstore24 – Bikepalast Kohl)

Problem: Chaos bei der Terminverwaltung

Die Mitarbeiter des Fitstore24 – Bikepalast Kohl hatten Schwierigkeiten, den Überblick über ihre Service-Termine zu behalten. Täglich meldeten sich Kunden, die neue Termine vereinbaren wollten oder fragten, wann sie ihr Rad endlich abholen können.

Zur Verwaltung der Service-Termine existierten insgesamt drei verschiedene Kalender auf Papier, die von allen Mitarbeitern unterschiedlich verwendet wurden. Die linke Hand wusste nicht, was die rechte tat, und so kam es zu einem Chaos, das im schlimmsten Fall, die Kunden selbst zu spüren bekamen.

Lösung: Eine Web-Anwendung zur Verwaltung von Kunden-Terminen

Wir haben mit den Mitarbeitern gesprochen und diese bei ihrer täglichen Arbeit beobachtet. Uns wurde schnell klar, dass eine Software alleine nicht genügen würde. Zuerst mussten wir die Arbeitsabläufe der einzelnen Mitarbeiter verbessern.

Nach mehreren Entwicklungs-Zyklen – angefangen bei einfachen Zeichnungen des User Interfaces bis hin zu Usability-Tests mit HTML-Prototypen – konnten wir die einzelnen Arbeitsschritte so weit vereinheitlichen, um dafür eine Web-Anwendung zu entwickeln.

Das neue Service-Tool läuft auf jedem Computer im Geschäft, und wird sowohl von Mechanikern zum Arbeiten, als auch von Service-Mitarbeitern zum Eintragen neuer Termine verwendet.

Ergebnis: Ein besserer Weg zu arbeiten

Das Ergebnis ist nicht nur die beste Software, an der wir bis jetzt gearbeitet haben, sondern ein einfaches und nützliches Tool, das die Mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit unterstützt. Informationen über das Rad eines Kunden sind in wenigen Sekunden verfügbar und Mechaniker wissen zu jeder Zeit, welche Räder sie gleich fertig machen müssen und welche noch warten können.

Am wichtigsten ist aber, dass der neuentwickelte Arbeitsablauf einfach genug ist, dass sich Kunden in Zukunft online anmelden können. Dadurch müssen die Mitarbeiter weniger telefonieren, und haben mehr Zeit für Kunden, die bereits im Geschäft sind und dort ihre Hilfe brauchen.

Projekt-Überblick

Was genau hat Simplease gemacht?

→ Was wir für Sie tun können

Was sagen die Benutzer?

„Ich weigere mich sonst den Computer zu verwenden, und überlasse das den jüngeren Kollegen, aber das hab’ sogar ich beim ersten Mal verstanden.“
Karl Schöpf, Berater für Räder und Zubehör

Trivia:

Als wir bessere Fotos der alten Kalender machen wollten, gab es nichts mehr, was wir fotografieren hätten können. Alles schon weggeworfen! Und das nachdem unser Service-Tool für 2 Wochen in Betrieb war.